我的職位是美編人員,老闆希望我負責架設公司的網站,但是在過程中我遇到了一些技術性問題,我向老闆反應「依照目前的方法,是無法達成他想要的效果的」;我也提出了其他的方案,但是那個方案需要花錢,老闆不接受付費,但也不接受免費能達成的有限、不理想的效果。
我每次跟他溝通時,他就會破口大罵:「你效率那麼差嗎?要不要我教你怎麼做?」態度非常的嚴厲。
經過無數次責罵後,最後老闆說:「算了算了,就不要做!」但我覺得如果老闆願意花錢,或是找更專業的人負責的話,我也可以從中提供協助,最終能有更好的結果。
在過程中我們的溝通狀況不佳,彼此都不太愉快,最後結果也不太好。
想知道我到底該怎麼與我的老闆溝通?
以上是溝通講座中,一位夥伴提出的問題。
我舉了過去一位諮詢者E的案例給這位夥伴參考。有一次E開完會後,主管突然對他說:「你那個B方案怎麼還沒做?你進度怎麼一直拖?怎麼都不處理?」
E被唸了之後愣住了,因為B方案根本不是由E負責的,E負責的是A方案,而A方面進度都還不錯,為什麼主管要劈頭就罵人?
諮詢過程中,我告訴E我們要學習在當下不受情緒化主管的影響,才能夠真正回頭思考對方「想要的究竟是什麼?」
先不把重點放在主管的情緒性溝通,而是靜下來揣摩主管的角色,最後我們得出可能的推測:B方案的原先負責人執行得不太好,但主管看到諮詢者E所負責的A方案做得還不錯,於是心理就期待諮詢者E去做B方案,所以才會責怪他怎麼都還沒執行。
當E理解到主管的情緒與指責是來自主管個人的「非理性期待」,而不是自己的能力問題後,一來是自己就比較不會被影響,造成焦慮與壓力;二來是當他比較不會受影響,情緒比較穩定時,就能夠思考接下來該怎麼從主管的角度溝通。
與上司溝通很重要的一點是,不能讓對方覺得「你認為他是錯的」,一旦對方覺得你在反對他的想法,他就會被激發出「防衛機制」,而且主管位子又比較高,當他覺得被下屬否定、反對、證明他是錯的時,許多人往往什麼都聽不進去,只會不斷往外責怪、批評,沒辦法靜下來思考。
因此,我告訴E不能直接開口跟主管說:「老闆,B方案不是我的案子,是某某某負責的,你這樣罵我不對吧?這個東西本來就不是我要做的。」千萬不能一開始就這樣「說理」,否則只會激起對方防衛。
我告訴E另一種說法:「老闆,你先前有交代我B方案目前的進度怎麼樣,B方案其實是由某某某負責的,我有去了解他的進度,目前他的進度是這樣子.....想要問一下,老闆現在是希望我去參與、協助B方案嗎?」
後來他的主管就說:「對啊,某某某處理得不好,我覺得你應該是可以的,希望你可以來接這個案子。」
於是成功化解了E可能跟主管產生的溝通衝突。
回到文章開頭提及的夥伴問題,面對這位夥伴的老闆也是一樣的,如果一開始就讓老闆覺得你不認同他的想法,那他就會開始防衛。
有些時候,提出與老闆不同的可行方案是積極的表現,但如果在溝通的一開始就提出了,反而會讓對方覺得你是因為不認同他提的東西、不想去做,而傳達出「他提的東西是不 OK 的」,那麼你們馬上就會陷入對立的立場。
因此,要注意表達方式不是跟老闆「講理」、「爭論對錯」,而是要先與老闆站在同一邊,用他的思維來思考、與他進行討論,讓他覺得你是認同他的,並且想要協助他去達到他想要的目的。這時候老闆也就不會再那麼氣勢凌人、咄咄逼人,他也比較有可能會聽進你的意見與想法。
當你發現主管的東西不可行時,先不要提出你覺得更好的解決方案,而是要換位思考,依著對方的思考脈絡進行討論,一步步地帶著對方看到問題,這時候才提出你的想法與建議,被理解與接納的機率就會高很多了。
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